Mempersiapkan Masyarakat dan Mahasiswa Indonesia dalam Mengejar Karir di Jerman

Ditulis oleh: Widya Artanti
Ditulis pada: 11.12.2021

Perhimpunan Pelajar Indonesia Hannover (PPI Hannover) berkolaborasi dengan Perhimpunan Pelajar Indonesia Jerman (PPI Jerman) telah menyelenggarakan webinar untuk mahasiswa dan masyarakat Indonesia di Jerman maupun di Indonesia yang ingin bekerja di Jerman. Judul webinar ini yaitu Anschreiben und Vorstellungsgespräch. Tujuan webinar ini adalah tindak lanjut dari misi PPI Hannover dalam melakukan edukasi kepada masyarakat Indonesia khususnya mahasiswa, yakni dalam meningkatkan kualitas diri. Webinar tersebut dilaksanakan secara daring dengan menggunakan ZoomMeeting, pada Sabtu, 4 Desember 2021 pukul 10.00-12.00 CET. Webinar ini dihadiri oleh 51 peserta, baik dari Jerman maupun Indonesia. Dalam webinar kali ini, kami berkesempatan untuk mengundang narasumber yang berasal dari Jerman, yaitu Daniel Prokop selaku wakil manajer cabang perusahaan TERTIA di Hannover dan moderator dalam webinar ini merupakan mahasiswa Bachelor Wirtschaftswissenschaft di Leibniz Universität Hannover, yaitu Andrew Jordan. 

    Webinar dibuka dengan kata sambutan oleh Bapak Prof. Dr. Ardi Marwan selaku atase pendidikan dan kebudayaan KBRI Berlin. Beliau mengatakan, “Saya rasa sangat bagus mengadakan acara webinar ini untuk mempersiapkan semua orang yang tertarik mengejar karir khususnya di Jerman. Jerman merupakan land of ideas, dimana semua orang dapat mendapatkan peluang untuk karir yang lebih baik. Seperti yang kita ketahui, bahwa Jerman merupakan lead kings of career, yang saat ini membutuhkan setidaknya 400.000 pekerja untuk mengisi beberapa posisi kosong di negara ini. Jadi, ini merupakan kesempatan yang baik, terutama bagi mereka yang mengejar pendidikan di Jerman. Dan apabila berencana untuk menetap di Jerman, Jerman merupakan salah satu pilihan yang baik, karena tidak hanya menyediakan karir dan prestasi yang lebih baik, Jerman juga merupakan tempat yang baik jika ingin berkeluarga disini.” 

    Selanjutnya acara dilanjutkan dengan penyampaian materi bagian pertama oleh narasumber mengenai Anschreiben. Perlu diperhatikan bahwa tidak ada surat pengantar yang sempurna, setiap individu mempunyai kreatifitas masing-masing dan caranya sendiri dalam mendeskripsikan dirinya ketika menulis sebuah Anschreiben. Maka dari itu, sangat penting untuk tidak mudah tersinggung ketika mendapat penolakan, tetapi tetap positif dan terus meningkatkan kemampuan. Dalam webinar kali ini, beberapa peserta telah mengirimkan Anschreiben yang kemudian dikoreksi langsung oleh narasumber dan dijadikan contoh dalam webinar kali ini. Total ada enam buah Anschreiben yang ditampilkan. Selanjutnya Daniel menjelaskan tentang hal-hal yang perlu dicantumkan dalam sebuah Anschreiben sebagai berikut:

1. Kop Surat (Schriftkopf), yang berisi rincian kontak dari pelamar, seperti nama dan alamat. Tempat dan Tanggal penulisan ditulis di sisi kanan.
2. Rincian kontak perusahaan, seperti nama, nama perusahaan serta alamat tujuan (dan email apabila tersedia). 
3. Judul lamaran kerja (seperti “Pendaftaran sebagai …”).
4. Salam (Anrede).
5. Isi (kursus dan praktik yang relevan, pengalaman pekerjaan baik hard skills maupun soft skills).
6. Penutup.

Dari beberapa Anschreiben yang telah diberikan, Daniel menemukan beberapa kesalahan kecil yang berpengaruh pada saat melamar pekerjaan. Kesalahan-kesalahan seperti dalam penulisan tata bahasa dan formatierung, menunjukkan bahwa pelamar tidak memberikan upaya yang maksimal dan dapat berdampak negatif. Berkaca pada hal tersebut, beliau memberikan beberapa tips and tricks dalam menulis sebuah Anschreiben yang baik sebagai berikut: 

1. Menggunakan bahasa jerman yang baik dan benar, akan lebih baik jika ada seseorang yang memiliki tingkatan bahasa jerman lebih tinggi dan dapat membantu mengoreksi kesalahan dalam penulisan. 
2. 99% Anschreiben ditulis dengan formal. 
3. Menuliskan pengalaman ataupun hard skills yang dimiliki akan menarik perhatian perusahaan, hal ini juga menunjukkan bahwa anda tertarik dengan pekerjaan tersebut. Penjelasan mengenai jangka waktu pengalaman dan tingkat dari keahlian yang dimiliki sangatlah penting bila ditambahkan dalam penulisan Anschreiben.
4. Menuliskan Soft skills seperti kerja tim, kecakapan bekerja, keterampilan khusus dan lainnya. 
5. Menghindari penggunaan kata penghubung (konjunktiv). 
6. Isi dalam sebuah Anschreiben sebaiknya ditulis minimal 75% halaman, semakin banyak akan semakin baik. 
7. Jika sebuah Anschreiben memerlukan dua halaman, yang mana di halaman kedua cuma terdapat sedikit tulisan. Maka lebih baik dipersingkat menjadi satu halaman saja.

Sesi pertama diakhiri dengan sesi tanya jawab dari peserta. Beberapa peserta telah menuliskan pertanyaannya melalui zoom chat box dan slido, sebagai berikut: 

1. Sejauh mana perbandingan antara hard skills (seperti pemrograman) dan soft skills (seperti kerja tim)? Saya jarang menuliskan hard skills karena telah dijelaskan dalam resume. 
   Hard skills merupakan hal yang terpenting dalam penulisan Anschreiben, dan beberapa orang  menyarankan agar penjelasan mengenai hard skills lebih banyak dibandingkan dengan isi lainnya. Benar bahwa hard skills dijabarkan dalam resume, seperti pengalaman bekerja 2 tahun dalam sebuah perusahaan program, namun dalam Anschreiben dapat lebih dijabarkan mengenai pengalaman dan keahlian apa yang didapatkan melalui pengalaman bekerja tersebut. 

2. Apakah perlu menuliskan pengalaman bekerja yang tidak relevan? Seperti menjadi pelayan di sebuah rumah makan dan bagaimana jika saya tidak memiliki pengalaman bekerja berkaitan dengan jurusan saya?
   Jika benar-benar baru dalam kegiatan kuliah, tentu saja menjadi salah satu kasus, mahasiswa masih tidak memiliki pengalaman bekerja. Yang dapat dilakukan adalah mencari hal yang akan dilakukan dalam pekerjaan tersebut, setelah itu dapat dijabarkan seperti mengapa memilih pekerjaan tersebut, seperti bahwa anda ingin berlatih dan mendapatkan pengalaman melalui pekerjaan ini. Selain itu hal seperti soft skills dapat lebih ditekankan. 

3. Menurut pengalaman Anda, kesalahan apa yang paling umum? contohnya kesalahan tata bahasa (Grammatik), seberapa buruk kesalahan tata bahasa tersebut?
   Untuk orang Jerman yang lahir dan besar disini, kesalahan-kesalahan yang ditemui tidak terlalu buruk. Ada seorang client saya yang bukan merupakan warga Eropa dan sering mendapat penolakan pekerjaan di Jerman, padahal dia merupakan salah satu ahli dalam bidangnya. Setelah ditelusuri terdapat banyak kesalahan menulis (tata bahasa) dalam beberapa emailnya, karena keterbatasan bahasa. Banyak perusahaan-perusahaan lama yang lebih ketat mengenai masalah tersebut dibanding perusahaan-perusahaan baru. Menurut Daniel, kesalahan tata bahasa sangatlah berpengaruh dalam penulisan Anschreiben dan dokumen lainnya. Apabila tidak yakin dengan tata bahasa yang digunakan, bisa diganti dengan tata bahasa yang lebih mudah.

4. Seberapa penting untuk menuliskan status pernikahan dalam Anschreiben?
   Hal ini tergantung pada pekerjaan yang akan diambil, apabila pekerjaan yang didaftar berhubungan dengan alam (seperti Geowissenschaften), maka dari itu menuliskan status pernikahan penting. Tetapi jika pekerjaan yang didaftar berhubungan dengan ekonomi, maka hal tersebut bukanlah sesuatu yang penting. Hal tersebut cukup jika hanya dituliskan dalam Lebenslauf dan pada beberapa kasus tidak perlu dituliskan, karena keahlian dan pengalaman merupakan hal yang terpenting. 

    Sesi kedua dilanjutkan dengan presentasi oleh Daniel mengenai Vorstellungsgespräch. Dalam sebuah wawancara yang konservatif biasanya dibuka dengan salam dan obrolan ringan, seperti cuaca atau perjalanan menuju tempat wawancara. Dalam hal ini perusahaan memperhatikan apakah pelamar dapat berbincang-bincang dengan baik dan tidak hanya menjawab seadanya. Kemudian dilanjutkan dengan perusahaan (pemberi pekerjaan) memperkenalkan diri dan posisinya. Setelah itu perkenalan diri, dalam situasi ini dapat menjelaskan mengenai pekerjaan atau hal apa saja yang dilakukan sebelum mendaftar dalam perusahaan tersebut, seperti jurusan kuliah, praktik, dan apa saja yang ingin dilakukan dalam pekerjaan tersebut. 

Sebuah tips dari Daniel dalam menghadapi pertanyaan yang menekan, seperti pertanyaan mengenai jangka waktu kuliah yang lebih lama dari seharusnya, dapat memberikan jawaban seperti menjalankan kuliah sambil bekerja, oleh karena itu memerlukan waktu lebih agar dapat lulus. Yang terpenting adalah, tidak menjawab pertanyaan menekan tersebut dengan gugup dan lama, cukup cepat dan singkat. Dan apabila perusahaan memberikan pertanyaan menekan dan terlalu stress untuk diatasi, sebaiknya mencari perusahaan lain, karena dengan terjadinya hal tersebut, tidak menutup kemungkinan juga lingkungan dan situasi bekerja dalam perusahaan tersebut banyak tekanan dan stress. Yang terpenting adalah tetap tenang dan mencoba mencari jawaban sebaik-baiknya. Mencari informasi mengenai perusahaan dan posisi yang akan didaftar, merupakan hal yang sangat penting, terutama jika masih baru terjun dalam dunia pekerjaan. Dan untuk penutup, yang terbaik adalah mengucapkan terima kasih atas undangan wawancara. 

Sedangkan dalam wawancara yang modern dan terbuka, dimulai dengan perkenalan perusahaan dan dilanjutkan dengan perkenalan diri. Dalam situasi ini, suasana wawancara akan lebih friendly dan santai. Perlu diingat agar tidak terlalu santai, hingga menjelaskan hal yang tidak diperlukan. Maka dari itu perlu untuk mempertahankan profesionalitas saat sedang wawancara. Saat sedang melakukan wawancara dan perusahaan menggunakan kalimat informal seperti memanggil “kamu” dengan menggunakan “Duzen” tidak “Siezen”, maka dapat bertanya apakah diperbolehkan menggunakan kata informal tersebut pada pewawancara. Tetapi perlu diingat bahwa saat memulai wawancara, pelamar harus menggunakan bahasa formal terlebih dahulu, kemudian jika pewawancara mulai menggunakan bahasa informal, pelamar berhak untuk bertanya. 

Dalam wawancara online, sangatlah penting untuk berlatih dengan berulang-ulang mencoba website atau aplikasi yang akan digunakan, agar tidak terdapat masalah teknis saat melakukan wawancara. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari ketegangan dan stress saat wawancara. Selain itu meskipun melakukan wawancara secara online, penting untuk memperhatikan cara berpakaian, berpakaian sewajarnya seperti melakukan wawancara ke sebuah perusahaan. Akan lebih baik apabila berpakaian yang berlebihan (overdressed) dibandingkan dengan berpakaian seadanya (underdressed). Hal lainnya yang perlu diperhatikan adalah background meeting. Penting untuk mencari latar belakang yang telah dirapikan, dinding putih atau menggunakan gambar yang netral sebagai background. Hal yang paling penting adalah tetap tenang selama wawancara berlangsung. 

Selanjutnya Daniel menjelaskan mengenai hal yang dapat dan tidak dapat dilakukan selama wawancara, dirangkum sebagai berikut: 

1. Menarik nafas panjang sebelum memulai wawancara, dengan begitu detak jantung akan lebih rileks dan suara dapat lebih kuat. 
2. Sebelum pandemi covid: menunggu pewawancara memberikan tangan untuk berjabat tangan, setelah itu bersalaman dengan kuat (tidak terlalu kuat maupun terlalu lemah) disertai dengan tatap mata dan senyum. 
3. Saat pandemi covid: mencoba sebisa mungkin untuk tidak bersalaman, kecuali jika pewawancara memberikan tangannya terlebih dahulu. 
4. Memposisikan tubuh dengan nyaman (tetap sopan) dan berkonsentrasi pada wawancara. 
5. Bersikap positif dan tenang. 
6. Menghindari jawaban yang tidak relevan atau tidak diperlukan. 
7. Percaya diri tapi tidak berlebihan akan meningkatkan rasa ketertarikan perusahaan terhadap pelamar. 

    Webinar kemudian diakhiri dengan sesi tanya jawab oleh peserta. Beberapa peserta telah menuliskan pertanyaannya melalui zoom chat box dan slido, sebagai berikut:

1. Apa yang terjadi apabila tidak dapat menjawab pertanyaan dari pewawancara? 
   Hal tersebut bergantung pada pertanyaan yang datang, tetapi apabila tidak bisa dijawab, tetap tenang dan katakan dengan percaya diri bahwa anda tidak dapat menjawab pertanyaan tersebut. Jika pertanyaan yang muncul mengenai masalah teknis, jawaban dapat diakali dengan sedang menghadiri seminar mengenai masalah tersebut sehingga tidak dapat memberikan jawaban yang pasti. 

2. Apakah ada pertanyaan umum yang akan ditanyakan dalam wawancara? Atau berbeda dari setiap perusahaan? 
   Tentu saja berbeda setiap perusahaan, sangat sulit untuk mengetahui detail pertanyaan di setiap perusahaan. Sebuah pertanyaan yang sering muncul pada wawancara konservatif, seperti sebutkan tiga kekuatan atau kelebihan anda. Maka dari itu penting untuk memahami profil diri sebelum wawancara dan yang terpenting percaya diri. 

3. Apakah mungkin ada pertanyaan seperti “Apa kesuksesan/pencapaian terbesarmu”?
   Tentu saja terdapat pertanyaan seperti itu. Ketika lulus kuliah dan tidak memiliki pengalaman dalam bekerja, kesuksesan/pencapaian terbesar merupakan hal yang perlu diperhatikan. Seperti contohnya pertukaran pelajar, studi di luar negeri, atau mengikuti sebuah  projek. 

4. “Seperti apakah anda di tahun-tahun berikutnya?” apakah mungkin muncul pertanyaan seperti itu? (pertanyaan mengenai tujuan karir kedepannya)
   Pertanyaan tersebut sering muncul pada saat wawancara dan jawaban tersebut bergantung pada setiap individu. Hal tersebut dapat dijawab dengan jujur seperti, dalam 5 tahun ini tujuan saya adalah menjadi yang terbaik dalam tim dan terus mengembangkan kemampuan saya.  

5. Apakah dalam persiapan mencari pekerjaan diperlukan seorang ahli seperti Berater atau job coaching?
   Untuk persiapan dapat dilakukan sendiri dengan berlatih dan mencari informasi mengenai wawancara. Untuk mahasiswa biasanya terdapat Studienberatung di kampus masing-masing. 

    Kunci dalam menulis Anschreiben adalah memperhatikan tata bahasa dan menjelaskan secara detail mengenai keahlian dan pengalaman diri. Selain itu kunci dalam melakukan Vorstellungsgespräch adalah tetap tenang, positif, dan percaya diri. Peluang ada bagi mereka yang memperjuangkannya dan akan hilang bagi mereka yang menyerah. Semoga artikel ini dapat membantu kalian yang ingin mengejar karir di Jerman.